Tedarikçi Değerlendirme Nasıl Yapılır? Kriterler

Tedarikçi değerlendirme, çalıştığınız veya çalışmayı düşündüğünüz tedarikçileri fiyat, teslimat, kalite ve iletişim gibi ölçütlerle düzenli olarak puanlayıp karşılaştırma işidir. Amaç, “hep onunla çalışıyoruz” alışkanlığını verilere dayalı bir karara çevirmektir. En ucuz tedarikçi her zaman en kârlı değildir; geç gelen mal üretimi durdurur, kalitesiz mal iade ve itibar kaybı getirir.

Bu yazıda tedarikçi değerlendirmesinin hangi kriterlerle yapılacağını, basit bir puanlama tablosunu ve KOBİ’lerin bunu nasıl sürdürülebilir hale getirebileceğini anlatıyoruz.

Neden tedarikçi değerlendirmesi yapmalısınız?

Birkaç somut nedeni var:

• Maliyeti görünür kılar. Birim fiyat tek başına yanıltıcıdır; geç teslimat, hatalı ürün ve iade işçiliği de maliyettir.
• Pazarlık gücü verir. “Son üç siparişte iki kez geç teslim ettiniz” demek, genel bir şikâyetten çok daha etkilidir.
• Riski dağıtır. Tek tedarikçiye bağımlılığı fark edersiniz.
• Kişiye bağımlılığı azaltır. Satın almacı değiştiğinde tedarikçi bilgisi kayıtta kalır.

Temel değerlendirme kriterleri

Fiyat ve ödeme koşulları

Birim fiyatın yanında vade, iskonto ve nakliye maliyeti birlikte düşünülmelidir. Biraz pahalı ama 60 gün vadeli bir tedarikçi, nakit akışınız için daha iyi olabilir.

Teslimat performansı

Siparişlerin söz verilen tarihte ve doğru miktarda gelip gelmediği ölçülür. Basit bir gösterge: son 10 siparişin kaçı zamanında ve eksiksiz geldi?

Kalite

Gelen ürünlerden kaçı kabulde sorun çıkardı? Hatalı, hasarlı veya şartnameye uymayan ürün oranı ölçülebilir ve kayıtlardan çıkarılabilir.

İletişim ve esneklik

Soruya ne kadar çabuk yanıt veriyor? Acil siparişte ya da değişiklik talebinde çözüm üretiyor mu? Bu kriterin ölçülmesi zordur ama pratikte çok belirleyicidir.

Süreklilik ve güvenilirlik

Firmanın finansal olarak sağlam görünüp görünmediği, aynı ürünü uzun süredir sağlayıp sağlayamadığı ve referansları da göz önünde bulundurulur.

Basit bir puanlama tablosu

Her kritere önem ağırlığı verip 1 ile 5 arasında puan vermek yeterlidir. Ağırlıklar sektöre göre değişir; aşağıdaki yalnızca bir örnektir.

Kriter	Ağırlık	Tedarikçi A	Tedarikçi B
Fiyat ve vade	%30	4	5
Teslimat	%30	5	3
Kalite	%25	4	3
İletişim	%15	5	4
Ağırlıklı toplam		4,45	3,80

Hesap: her puanı ağırlığıyla çarpıp toplarsınız. Örnekte B en ucuz görünse de teslimat ve kalite nedeniyle A’nın gerisinde kalıyor. Kendi tablonuzda ağırlıkları işinize göre değiştirin: stok tutmayan bir üretici için teslimat daha ağır basabilir.

Tedarikçi değerlendirmesi adım adım

1. Kriterleri ve ağırlıkları belirleyin. Beş kriteri geçmeyin; çok kalabalık tabloyu kimse doldurmaz.
2. Veriyi toplayın. Teslimat tarihleri ve kabul kayıtları zaten siparişlerinizde vardır; tahmine değil kayda dayanın.
3. Puanlayın. Üç ayda bir ya da büyük bir siparişten sonra puanlama yapın.
4. Sonuçları tedarikçiyle paylaşın. Sorunu bilmeyen tedarikçi onu düzeltemez.
5. Karar verin. Puanı düşük olanla gelişme planı yapın, gelişmezse alternatifi devreye alın.

Veriyi toplamak için sipariş ve mal kabul kayıtlarının düzenli tutulması şarttır. Kayıt yoksa puanlama hafızaya ve izlenime dayanır; bu da tartışmayı kaçınılmaz kılar.

Yeni tedarikçiyle çalışmadan önce

Yeni bir tedarikçi seçerken doğrudan büyük sipariş vermek yerine küçük bir deneme siparişi iyi bir yöntemdir. Aynı ürün için en az iki teklif alın, numune isteyin, ödeme koşullarını yazılı netleştirin. Teklif toplama ve karşılaştırmanın düzenli yapılması gerektiğinde satın alma modülü teklifleri yan yana koymaya yardımcı olur.

Excel ile değerlendirme ne zaman yetersiz kalır?

Beş altı tedarikçiyle çalışıyorsanız Excel yeterli olabilir. Ancak şu durumlarda zorlanırsınız:

• Yüzlerce kalemde onlarca tedarikçi vardır.
• Teslim tarihleri farklı dosyalarda, e-postalarda ve kişisel notlarda dağılmıştır.
• Aynı tedarikçiyi birden fazla kişi yönetir.
• Fiyat geçmişini kimse güncel tutmaz.

Böyle durumlarda tedarikçi performansı, sipariş ve mal kabul kayıtlarından kolayca çıkarılabilmelidir. Dika Ops’ta tedarikçi, sipariş ve kabul bilgisi aynı sistemde durur. Ayrıca yapay zekâ çalışanlar, örneğin bir satın almacı rolü, teklif toplama gibi hazırlık işlerine yardım edebilir ve önemli kararlar için kişiden onay ister. Ayrıntı için yapay zekâ çalışanlar sayfasına bakabilirsiniz.

Değerlendirme sonuçlarını nasıl kullanırsınız?

Puanlama tek başına bir karar değildir; konuşmanın başlangıcıdır. Puanı yüksek tedarikçiye daha fazla iş vermek, uzun vadeli fiyat veya vade görüşmesi yapmak için güçlü bir gerekçe sunar. Puanı düşük olanla ise neyin düzeltilmesi gerektiğini somut örneklerle konuşursunuz: hangi siparişlerde gecikme oldu, hangi partide kalite sorunu çıktı.

Üç dönem üst üste düşük puan alan ve gelişme göstermeyen bir tedarikçi için alternatif aramak makul bir karardır. Ancak bunu aniden değil, yedek tedarikçiyi önceden denemiş olarak yapın; aksi halde üretiminiz ya da satışınız bir gecede aksar.

Tedarikçi dosyasında tutulması gerekenler

Değerlendirmeyi kolaylaştırmak için her tedarikçinin dosyasında şu bilgiler güncel durmalıdır:

• Yetkili kişi ve iletişim bilgileri
• Geçerli fiyat listesi ve son fiyat değişim tarihi
• Ortalama teslim süresi ve ödeme vadesi
• Yaşanmış sorunlar ve çözümleri (kısa notlarla)
• Aldığınız teklifler ve sipariş geçmişi

Bu bilgiler Excel’de de tutulabilir; ancak kişiye bağlı olduğunda güncelliğini yitirir. Ortak bir kayıt sisteminde ise satın almacı değişse bile geçmiş yerinde durur ve yeni gelen kişi sıfırdan başlamaz.

Küçük bir ipucu daha: puanlamayı tek kişiye bırakmayın. Satın almacı fiyat ve iletişimi, depo teslimat ve kaliteyi, üretim ise malzemenin kullanım performansını en iyi bilir. Üç kişinin ortak puanı, tek kişinin izleniminden çok daha güvenilirdir ve tedarikçiyle konuşurken elinizi güçlendirir. Puanları her dönem aynı tabloya işleyin ki gidişat görünsün.

Sık sorulan sorular

Tedarikçi değerlendirmesi ne sıklıkla yapılmalı?

Çoğu KOBİ için üç ayda bir yeterlidir. Kritik hammadde tedarikçilerinde daha sık, ara sıra alım yaptığınız tedarikçilerde yılda bir bakmak da yeterli olabilir.

En ucuz tedarikçiyi seçmek yanlış mı?

Her zaman yanlış değil ama tek ölçüt olarak yanıltıcıdır. Geç teslimat, iade ve kalite sorunlarının maliyetini toplam maliyete katmak gerekir.

Tek tedarikçiyle çalışmak risk midir?

Evet, o tedarikçide yaşanan bir aksaklık doğrudan işinizi durdurabilir. Kritik ürünlerde en az bir yedek tedarikçi tanımak iyi bir önlemdir.

Tedarikçiye puanlama sonucunu söylemek gerekir mi?

Gerekir. Açık geri bildirim sorunların çözülmesini sağlar ve ilişkiyi şeffaflaştırır.

Sonuç

Tedarikçi değerlendirmesi karmaşık olmak zorunda değil; birkaç net kriter, düzenli kayıt ve periyodik bir bakış yeterli. Dika Ops, satın alma ve tedarikçi kayıtlarını tek yerde toplayan, kapalı beta aşamasında bir ERP. Katılmak için bekleme listesine yazılabilirsiniz.