Gestione delle spedizioni: come organizzarla in PMI

La gestione delle spedizioni comprende tutto ciò che accade dal momento in cui un ordine è pronto a quello in cui il cliente riceve la merce: preparazione, imballo, scelta del corriere, documenti, tracciamento e gestione dei problemi in consegna. In una PMI è spesso un’attività gestita “a mano” da una o due persone, e proprio per questo basta poco a generare errori, ritardi e costi nascosti. Ecco come organizzarla meglio.

Le fasi di una spedizione

Ogni spedizione, piccola o grande, segue lo stesso percorso. Sapere dove si perde tempo è il primo passo per migliorare.

1. Ordine pronto: la merce è disponibile e l’ordine è confermato.
2. Prelievo: qualcuno raccoglie i prodotti in magazzino.
3. Controllo e imballo: verifica di articoli e quantità, scelta dell’imballaggio.
4. Scelta del servizio: corriere, tempi, eventuale assicurazione.
5. Documenti ed etichetta: documento di trasporto, etichetta con indirizzo e codice di tracciamento.
6. Ritiro e consegna: il corriere ritira, il cliente riceve.
7. Chiusura: conferma di consegna, gestione di giacenze, resi o contestazioni.

Come scegliere il corriere

Il corriere più economico non è sempre il migliore. Prima di decidere, confronta i servizi su criteri concreti:

• Copertura: consegna dove servono i tuoi clienti, comprese isole e zone remote?
• Tempi reali: non quelli promessi, ma quelli registrati sulle tue spedizioni passate.
• Costo totale: tariffa base, supplementi, contrassegno, giacenza, riconsegne.
• Affidabilità: percentuale di consegne riuscite al primo tentativo.
• Strumenti: qualità del tracciamento e facilità di gestione dei ritiri.
• Assistenza: quanto è facile risolvere un pacco smarrito o danneggiato.

Spesso conviene usare due corrieri: uno per i pacchi standard e uno per carichi più grandi o consegne speciali.

Costi di spedizione: dove si nascondono

Il costo di una spedizione non è solo la tariffa del corriere. Per capire quanto ti costa davvero, tieni conto di:

Voce	Esempio
Tariffa del corriere	Costo base per peso o volume
Supplementi	Zone disagiate, contrassegno, carburante
Imballaggi	Scatole, riempitivi, nastro
Tempo di lavoro	Minuti per prelievo, imballo ed etichetta
Errori	Reinvii, resi, rimborsi per danni

Calcolare il costo medio per spedizione e confrontarlo con il margine dell’ordine aiuta a decidere soglie di spedizione gratuita e prezzi per i clienti.

Errori che costano caro

• Indirizzi incompleti o sbagliati: causano giacenze e riconsegne. Un controllo in fase d’ordine li riduce.
• Imballi sottodimensionati: la merce si danneggia e il reso costa più della spedizione.
• Peso e misure approssimati: il corriere ricalcola e addebita la differenza.
• Tracking non comunicato: il cliente chiede dov’è il pacco e qualcuno deve cercarlo.
• Nessun registro dei problemi: senza dati non sai quale corriere o quale zona dà più guai.

Collegare spedizioni, magazzino e vendite

Le spedizioni funzionano bene quando non sono un’isola. Il magazzino deve sapere cosa è stato spedito per aggiornare le giacenze; l’amministrazione deve sapere quando fatturare; il commerciale deve poter dire al cliente a che punto è l’ordine, senza chiedere in giro.

In Dika Ops il modulo logistica gestisce le spedizioni in connessione con le scorte e il magazzino e con gli ordini di vendita: ciò che esce dal magazzino aggiorna le giacenze, e lo stato della consegna è visibile a chi segue il cliente.

Una routine semplice per migliorare

Non serve rivoluzionare tutto. Poche abitudini producono risultati rapidi:

• fissa orari di ritiro costanti con il corriere e un orario limite per gli ordini “in giornata”;
• prepara imballi standard per i prodotti più venduti;
• registra ogni spedizione problematica con motivo e corriere;
• ogni mese guarda costi, ritardi e contestazioni per corriere;
• invia sempre al cliente il codice di tracciamento.

Domande frequenti

Come calcolo il costo medio di una spedizione?

Somma, per un periodo, tariffe, supplementi, imballi e una stima del tempo di lavoro, poi dividi per il numero di spedizioni. Confronta il risultato con il margine medio dell’ordine.

Conviene usare più corrieri?

Spesso sì, se i volumi lo giustificano: ti dà alternative in caso di ritardi e ti permette di scegliere il servizio più adatto a ogni tipo di spedizione. Più corrieri richiedono però un sistema che gestisca etichette e tracciamento in un unico posto.

Che cos’è il documento di trasporto?

È il documento che accompagna la merce e ne descrive contenuto, mittente e destinatario. Per i dettagli sugli obblighi e sulle modalità di emissione, chiedi al tuo consulente fiscale.

Come riduco le consegne fallite?

Verifica gli indirizzi all’ordine, chiedi un recapito telefonico, comunica in anticipo il tracciamento e, per i clienti business, indica orari e persona di riferimento per la consegna.

Indicatori da seguire ogni mese

Per capire se le spedizioni migliorano bastano pochi numeri, letti per corriere e per zona:

• percentuale di consegne riuscite al primo tentativo;
• tempo medio tra ordine e spedizione;
• costo medio per spedizione;
• numero di pacchi danneggiati o smarriti;
• richieste del cliente tipo “dov’è il mio ordine?”.

Se uno di questi peggiora, hai un punto preciso da cui iniziare l’analisi, invece di una sensazione generica.

Spedizioni business e spedizioni al consumatore

Le due situazioni richiedono attenzioni diverse. Al consumatore interessano tracciamento chiaro, possibilità di scegliere il giorno e resi semplici. Al cliente business interessano finestre di consegna precise, documenti corretti e riferimenti puntuali del ricevente. Se spedisci a entrambi, conviene definire due procedure distinte: imballi, servizi del corriere e comunicazioni al cliente cambiano, e mescolarli genera la maggior parte delle contestazioni.

In sintesi

Gestire bene le spedizioni vuol dire avere un processo chiaro, conoscere il costo reale di ogni consegna e collegare tutto a magazzino e vendite. Dika Ops è in beta chiusa: se vuoi seguire ordini, scorte e spedizioni in un unico sistema, iscriviti alla lista d’attesa.