Multichannel-Aufträge zentral verwalten

Wer über mehrere Kanäle verkauft, etwa Online-Shop, Marktplatz, Außendienst und Telefon, braucht eine zentrale Auftragsverwaltung: Alle Bestellungen laufen an einer Stelle zusammen, der Bestand ist für jeden Kanal derselbe, und die Abwicklung folgt einem einheitlichen Ablauf. Ohne diese Zentrale entstehen Überverkäufe, doppelte Arbeit und Chaos im Lager. Dieser Beitrag zeigt, wie Multichannel-Aufträge im Mittelstand beherrschbar werden.

Das Problem: Jeder Kanal hat sein eigenes System

Typischerweise wächst der Vertrieb schrittweise. Erst der Verkauf per E-Mail, dann der Online-Shop, später ein Marktplatz. Jeder Kanal bringt eigene Bestellungen, eigene Listen und manchmal eigene Bestandszahlen. Die Folgen:

• Überverkäufe: Ein Artikel wird in zwei Kanälen verkauft, obwohl nur noch ein Stück da ist.
• Manuelle Übertragung: Bestellungen werden von Hand in die Rechnungsstellung kopiert.
• Uneinheitliche Kundendaten: Derselbe Kunde existiert mehrfach mit unterschiedlichen Angaben.
• Fehlender Überblick: Niemand sieht, welcher Kanal wie viel Umsatz bringt.

Was zentrale Auftragsverwaltung bedeutet

Alle Bestellungen werden in einem System als Aufträge geführt, unabhängig von ihrer Herkunft. Daraus folgen einheitliche Schritte:

1. Bestellung erfassen: Automatisch aus dem Kanal oder manuell.
2. Bestand prüfen und reservieren: Gegen den gemeinsamen Lagerbestand.
3. Kunde zuordnen: Bestehender Kundendatensatz oder neuer Eintrag ohne Dubletten.
4. Kommissionieren und versenden.
5. Rechnung erstellen und Zahlung verfolgen.
6. Retouren und Erstattungen im selben System erfassen.

Bestandsabgleich: die Schlüsselfrage

Der wichtigste Punkt bei mehreren Kanälen ist ein gemeinsamer, aktueller Bestand. Es gibt grob zwei Ansätze:

Ansatz	Beschreibung	Vor- und Nachteil
Gemeinsamer Bestand	Alle Kanäle greifen auf dieselbe Zahl zu	Weniger Überverkäufe, braucht aktuelle Schnittstellen
Kontingente je Kanal	Jedem Kanal wird eine Menge zugewiesen	Einfach, aber Bestand kann ungleich verteilt bleiben

Welches Modell passt, hängt von Artikelmenge, Lieferzeiten und Kanälen ab. Entscheidend ist, dass Buchungen zeitnah erfolgen.

Checkliste für den Einstieg

• Alle Verkaufskanäle auflisten und ihr Auftragsvolumen grob einschätzen.
• Prüfen, wie Bestellungen heute ins System gelangen und wo manuell kopiert wird.
• Artikelstamm vereinheitlichen: gleiche Artikelnummer in allen Kanälen.
• Kundendaten bereinigen und Dubletten zusammenführen.
• Festlegen, wer Aufträge freigibt, Retouren bearbeitet und Erstattungen auslöst.
• Klären, welche Kanäle sich an Ihr System anbinden lassen. Fragen Sie das bei jedem Anbieter konkret nach.

Vorteile eines ERP-Systems

Ein ERP führt Verkauf, Lager, Versand und Finanzen in einer Datenbasis zusammen. Aufträge aus verschiedenen Kanälen laufen durch denselben Prozess, der Bestand wird zentral geführt, und die Rechnung entsteht aus dem Auftrag. Berichte zeigen, welche Kanäle und Produkte tatsächlich Geld verdienen.

Dika Ops umfasst Module für Verkauf, E-Commerce, Lager und Zahlungen in einem System und befindet sich in der geschlossenen Beta. Weitere Informationen: E-Commerce in Dika Ops und Verkauf. Die Schwestersoftware Dika Studio unterstützt beim Erstellen von Produktseiten, Angeboten und Kampagnen.

Typische Stolpersteine

1. Zu viele Kanäle auf einmal: Starten Sie mit den umsatzstärksten.
2. Schlechte Artikeldaten: Unterschiedliche Bezeichnungen und Nummern führen zu falschen Zuordnungen.
3. Keine Regeln für Retouren: Ohne klaren Prozess stimmen Bestand und Erstattung nicht.
4. Verzögerte Bestandsmeldung: Je langsamer der Abgleich, desto höher das Risiko für Überverkäufe.
5. Kein Blick auf die Marge: Kanalgebühren und Versandkosten gehören in die Auswertung.

Kennzahlen, die sich lohnen

• Umsatz und Auftragsanzahl je Kanal
• Retourenquote je Kanal und Artikel
• Durchlaufzeit vom Auftrag bis zum Versand
• Deckungsbeitrag je Kanal nach Gebühren und Versandkosten

Alle genannten Werte lassen sich nur dann belastbar auswerten, wenn die Daten in einem System liegen.

Kundendaten über Kanäle hinweg zusammenführen

Ein Kunde, der im Shop bestellt, am Telefon nachfragt und beim Außendienst ein Angebot erhält, sollte nur einmal im System existieren. Mit einem zentralen Kundenstamm sehen alle Mitarbeiter die gesamte Historie: frühere Bestellungen, offene Angebote, Reklamationen. Das verbessert Beratung und Service und verhindert, dass derselbe Kunde mehrfach angeschrieben oder falsch bepreist wird. Dika Ops führt dazu Kundenverwaltung und Verkauf in einem System zusammen, siehe Kundenverwaltung.

Preise und Angebote pro Kanal

Nicht jeder Kanal bietet dieselben Preise. Ein Marktplatz hat Gebühren, der Außendienst gewährt Staffelrabatte, im Shop gelten Aktionen. Entscheidend ist, dass die Preislogik nachvollziehbar bleibt und die Marge je Kanal sichtbar ist. Legen Sie fest, wer Preise ändern darf, und dokumentieren Sie Aktionen mit Start- und Enddatum. So vermeiden Sie, dass einmalige Rabatte stillschweigend zum Standard werden.

Von der Bestellung bis zur Zahlung

Auch nach dem Versand ist der Auftrag nicht erledigt. Zahlungseingänge müssen den richtigen Aufträgen zugeordnet werden, und Zahlungsarten unterscheiden sich je nach Kanal: Vorkasse im Shop, Rechnung im B2B-Geschäft, Auszahlungen vom Marktplatz. Wenn Auftrag, Rechnung und Zahlung verknüpft sind, sehen Sie auf einen Blick, welche Posten offen sind und welche Kunden mahnbereit. Das spart Abstimmungsarbeit in der Buchhaltung, siehe Zahlungen.

Wachsen ohne Chaos

Neue Kanäle bedeuten mehr Volumen, aber auch mehr Komplexität. Wer von Anfang an mit einem zentralen Auftragsprozess arbeitet, kann einen weiteren Kanal anbinden, ohne alle Abläufe neu zu erfinden. Prüfen Sie vor jedem neuen Kanal: Passen Artikeldaten, Preise und Versandarten? Wer bearbeitet Anfragen und Retouren? Wie wirkt sich der Kanal auf den Bestand aus? Eine kurze Checkliste verhindert böse Überraschungen.

Häufige Fragen

Was heißt Multichannel?

Multichannel bedeutet, dass ein Unternehmen über mehrere Verkaufskanäle verkauft, etwa Shop, Marktplatz, Außendienst und Telefon.

Wie vermeide ich Überverkäufe?

Mit einem gemeinsamen Bestand, der bei jeder Bestellung sofort reserviert wird, und mit Mindestbeständen als Puffer für schnell drehende Artikel.

Brauche ich dafür ein ERP?

Bei wenigen Bestellungen kann es ohne gehen. Sobald Kanäle und Aufträge wachsen und der Bestand gemeinsam geführt werden muss, spart ein ERP erheblichen Aufwand.

Wie gehe ich mit Retouren aus verschiedenen Kanälen um?

Führen Sie sie in einem einheitlichen Prozess: Rücksendung erfassen, Ware prüfen, Bestand korrigieren, Gutschrift oder Erstattung auslösen.

Fazit

Multichannel funktioniert, wenn Aufträge, Bestand und Kundendaten zentral geführt werden. Dika Ops bringt Verkauf, E-Commerce, Lager und Finanzen in einem System zusammen. Tragen Sie sich gern auf der Warteliste ein.